Abwesenheitsnotiz – Ich bin dann mal weg

Bald geht es in den Urlaub, nur noch schnell die Abwesenheitsnotiz im E-Mail Programm setzen und los geht’s. Was aber die Abwesenheitsnotiz über Sie verrät und welche Gefahren entstehen können, ist so manchem Anwender nicht bewusst.

Die Abwesenheitsnotiz ist in vielen Unternehmen verpflichtend und ein Aushängeschild des Unternehmens. Ist sie gut geschrieben, dann fühlt sich der Kunde auch in Ihrer Abwesenheit gut aufgehoben und informiert. Aber nicht nur die Kunden werden informiert. Abwesenheitsnotizen finden auch Spam-Versender und Kriminelle äußerst praktisch. So gibt die Abwesenheitsnotiz nicht nur Auskunft über eine aktive E-Mail-Adresse, sondern viele weitere Informationen wie den Zeitraum der Abwesenheit, Beruf, Telefonnummer und Adresse bzw. die E-Mail Adresse des vertretenden Kollegen.

Leider kein Einzelfall: Der bekannt gegebene Abwesenheits-Zeitraum wird gerne von Kriminellen für Einbrüche in Firmen, Häuser und Wohnungen genutzt.

Egal welche Technik über die automatisierte Abwesenheitsnotiz genutzt wird, dem Spammer wird die E-Mail-Adresse als aktiv verifiziert!

Ein beliebter Trick bei Kriminellen: Spammern eröffnen zahllose legitime Mail-Konten bei unterschiedlichen Anbietern und aktvieren darin die automatische Antwortfunktion. Anstatt der Abwesenheitsnotiz wird u.a. ein Spam-Text in die Betreffzeile platziert. (Automatische Antwort: КЛИЕНТСКИЕ БАЗЫ)

Abwesenheits-Spam

 

Daraufhin werden die legitimen E-Mail Konten mit zahllosen Nachrichten befeuert. Über die automatische Antwort- bzw. Abwesenheitsnotiz-Funktion erhalten die gefälschten E-Mail Adressen die von den Kriminellen ausgelegte Spam-Mail, allerdings über legitime E-Mal Accounts gesendet. Der Vorteil dieser Spam-Methode liegt dabei auf der Hand, die “Spam-Mails” werden über “echte und legitime E-Mail Konten” versendet und unterlaufen sämtliche Einstellungen in Spamfiltern und sonstigen Schutzvorkehrungen.

Es gibt dennoch einige Möglichkeiten nicht nur Spammern entgegenzuwirken, als auch die E-Mail-Fluten in Ihrer Abwesenheit zu reduzieren.

Tipps:

  1. Viele Mailsysteme im Unternehmen, wie z.B. der MS Exchange Server mit Outlook, bieten inzwischen die Möglichkeit bei der Abwesendheitsnotiz zwischen internen und externen Absendern zu unterscheiden, so dass intern und extern verschiedene Benachrichtigungen mit unterschiedlichen Inhalten und Informationen versendet werden können.
  2. Outlook bietet auch die Möglichkeit, bei externen Nachrichten den Absender mit den eigenen (externen) Kontakten abzugleichen und so nur die Abwesendheitsnotiz an bekannte Kontakte aus dem Adressbuch, wie z.B. Geschäftspartner, zu beschränken.
  3. Eine weitere nützliche Einstellung ist das Antwortverhalten bei Verteilerlisten oder Newslettern, da es sonst vorkommen kann, dass die Abwesendheitsnotiz an dutzende, teils fremde Empfänger, versendet werden könnte. Auch Versender von Newslettern geht es eigentlich nichts an, wann Sie im Urlaub sind und wann nicht.
  4. Der Mail-Account kann auch unterscheiden, ob Sie bei einer Email im AN: oder CC: Feld stehen. Auch dazu kann man unterschiedliche Einstellungen zur Abwesendheitsnotiz einstellen. Ebenfalls kann man Nachrichten nach Wichtigkeit priorisieren
  5. Antworten auf Emails, die bereits als Spam erkannt wurden, lassen sich ebenfalls von der automatischen Abwesendheitsnotizen ausschließen.
  6. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Emails ohne weitere Notiz an den Absender an die Urlaubsvertretung weiterzuleiten oder dem Kollegen Zugriff auf sein Postfach zu geben. Der Vertreter kann dann von Fall zu Fall entscheiden, wie mit der Email umzugehen ist.

Das Setzen von Abwesenheitsnotizen ist für viele Mitarbeiter und Unternehmen selbstverständlich, dennoch empfiehlt es sich, diesen seit vielen Jahren etablierten Automatismus hin und wieder zu prüfen. Viele dieser Regeln lassen sich bereits zentral durch die System-Administration verwalten und ersparen so den Mitarbeitern das mühselige Konfigurieren und Setzen von individuellen Email-Regeln.

Wir von botfrei.de raten nicht davon ab, die automatische Antwort bzw. Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren oder generell darauf zu verzichten. Dies sollte jedes Unternehmen oder jeder Angestellte für sich individuell entscheiden. Dennoch kann ein smartes Setzen der Abwesendheitsnotizen dazu beitragen, das Spam-Aufkommen nachhaltig zu senken. Zusätzlich lässt sich damit vermeiden, dass persönliche oder unternehmensrelevante Informationen in die Hände unbekannter Personen gelangen, die dann im schlimmsten Falls sogar für cyberkriminelle Aktivitäten genutzt werden könnten.

Generell ist es eh ratsam, Kollegen oder auch Geschäftspartnern über den geplanten Urlaub früh genug zu informieren. So lassen sich viele Fragen und Aufgaben schon im Vorfeld lösen und wichtige Punkte rechtzeitig bei der Übergabe an die Urlaubsvertretung klären. Und dann steht dem wohlverdienten Urlaub auch nichts im Weg.