Das echte Leben: Papierbüro aber unsicher.

Die Serie geht weiter, verlässt dabei das Office aber erst mal nicht. Vorbereitend auf diesen Beitrag habe ich im letzten Beitrag erst einmal erklärt, dass gewollt und ungewollt Firmenfremde in nahezu jedem Büro sind. Den Beitrag habe ich nicht ohne Grund geschrieben. Er dient als Vorlage einer Reihe an Versäumnissen in Bürogebäuden die durch den Fakt, dass sich Fremde in den Büros aufhalten kritisch werden.

Büromenschen lieben Papier

Auch wenn es einige Bewegungen von der Verschwendung von Papier weg geht, so ist es heute leider immer noch so, dass sehr viele Büroarbeiter Papier zu lieben scheinen. Teilweise beschämt mich dabei schon der Anblick von dem was da ausgedruckt wird. Seien es E-Mails oder gar Internet-Seiten. Die Urheber des Druckauftrages scheinen zu glauben “Schnell drucken, sonst ist es gleich weg”. Der ein oder andere wird jetzt sagen, na solange dass gedruckte dann zu einem sinnvollen Zweck verwendet wird, ist das ja ok. Das ist aber leider fast nie der Fall. Was machen denn die meisten, wenn Sie eine E-Mail noch mal lesen möchten? Genau, sie öffnen die E-Mail auf Ihrem Rechner im Postfach.

Außer diesen unnötigen Druckaufträgen, gibt es aber auch Bildschirmfoto 2015-01-28 um 11.53.22Abteilungen die wegen fehlender Modernisierung auf das Gedruckte angewiesen sind. Seien es Personalabteilungen die Bewerbungen archivieren, oder auch Buchhaltungsabteilungen die Ihre Rechnungen auf dem Drucker auslassen. Das sind nur 2 Beispiele und in beiden Fällen sollte jedem gleich was auffallen. Das sind Dokumente die für ein Unternehmen oder auch Privatpersonen sehr persönliche oder gar heikle Daten enthalten kann. Also Daten die man eigentlich nur dem zukommen lassen möchte, für den sie gedacht sind.

Datenschutz was ist das?

Leider sind genau in den beiden genannten Abteilungen meistens keine Experten für den guten Umgang mit persönlichen oder geschäftlichen Daten angestellt bzw. dazu geschult. Von einem Leser wurde mir von folgender Situation berichtet. Die Personalabteilung wertete gerade ein Paar Bewerbungen aus. Die Bewerbungen der Kandidaten, die in Frage kamen, wurden natürlich gleich ausgedruckt. Und ja, die Drucker sind natürlich so eingerichtet, dass ein Druckauftrag sofort ausgeführt wird. Es kamen also nach und nach Bewerbungen am Drucker raus, die letztendlich niemand abgeholt hat. Was dazu führte, dass Mitarbeiter, die gar nichts mit der Bewerbungsauswertung zu tun hatten, anschaut wer sich da eigentlich bewirbt. Getoppt wurde das Bild nur davon, dass noch eine Putzkraft dazu kam, die mit der Firma so mal gar nichts zu tun hat. Die Daten der Bewerbung wurden hier fahrlässig behandelt und sogar an Firmenfremde herausgegeben.

Bildschirmfoto 2015-01-29 um 11.18.21Eine Zweite Geschichte kommt von einer Firma, in der die Buchhaltung nicht den Hauch einer Ahnung hat, wie man mit Daten vernünftig umgeht. Die Abteilung druckt Ihre Rechnungen und wichtigen Belege, alle auf einem Drucker, der für alle zugänglich im Flur steht. Auch hier ist der Drucker natürlich so eingestellt, dass jeder Druckauftrag gleich bearbeitet wird, also der Druck auch sofort raus geht. Das ist aber noch nicht alles. Die Abteilung geht sogar so fahrlässig mit den Dokumenten um, dass die Belege auch noch in dem Raum zurechtgelegt und sortiert werden und damit noch viel länger herum liegen, ohne das jemand die Belege mit in sein Büro holt. Die Abteilung achtet dabei auch gar darauf wer noch gerade im Gebäude ist. So sind auch hier Rechnungsdaten, Konten die im Minus stehen und andere Daten von Kunden eingesehen worden. Hier waren es die Getränkelieferanten die sich die Belege genauer ansehen konnten.

Lösungsansätze

Anhand beider Beispiele wird klar, dass es Abteilungen gibt, die sich rein auf Ihre Arbeit konzentrieren und für so was wie Datenschutz einfach keine Zeit bez. Sinn haben. Dabei gäbe es sogar einfache Lösungen um die Gefahr des Datenleaks zu vermindern.

  • Warum holt man das, was man Ausdruckt nicht einfach sofort vom Drucker zu sich ins Büro?
  • Muss man soviel überhaupt Drucken? Kann man, dass meiste davon nicht auch einfach am Rechner erledigen? Die Bewerbung zum Beispiel einfach auf dem Laptop mit zum Vorstellungsgespräch nehmen.
  • Eine andere Kleinigkeit würde in der Situation auch bereits helfen. Das führt dann evtl. für mehr Drucker im Unternehmen aber dafür auch für immens mehr Datenschutz. Stellt die Drucker in die Büros die ihn benötigen. Dann kann zumindest mal kein Blatt mehr im frei zugänglichen Flur verbreitet werden.
  • Privates Drucken. Ja es ist ganz einfach und viele Drucker bieten die Option sogar. Sogar unter Linux-Treibern. Privates Drucken sorgt dafür, dass ein Druckauftrag nicht automatisch ausgelassen wird, sondern erst nach Bestätigung mit einem Passwort und damit nur von der Person die den Druck in Auftrag gegeben hat.

Die Lösungswege sind nicht immer einfach mit den entsprechenden Abteilungen zu vereinbaren, vor allem weil sie den Verlust von Bequemlichkeit für den ein oder anderen bedeuten. Auch wenn das eigentlich gar keine Rolle spielen sollte. Ein rebellischer und nicht ganz ernst gemeinter Ansatz für alle pflichtbewussten Datenschützer da draußen: Schmeißt doch alles, was am Drucker nicht abgeholt rumliegt, einfach bei jedem Gang zur Toilette, zum Rauchen oder Kaffee holen in den Reißwolf. Das bringt auch noch den zusätzlichen Spaß, dass Ihr die verwirrten Kollegen am Drucker beobachten könnt, die dann irgendwann doch mal Ihre Papierverschwendung abholen wollen. 😉

Noch einmal zur Erinnerung: Wenn euch Geschichten zu dem Thema “Das echte Leben” einfallen, dann könnt Ihr diese gerne als Idee einreichen. Schreibt dazu einfach an idee@botfrei.de

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